วิธีลบอีเมล Outlook ที่ซ้ำกัน วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด

How To Remove Duplicate Outlook Emails Best Practice Ways

อีเมล Outlook ที่ซ้ำกันไม่เพียงแต่ใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลเท่านั้น แต่ยังอาจส่งผลต่อประสิทธิภาพของ Outlook ด้วย นี่โพสนี้จาก. มินิทูล จะแสดงสาเหตุที่เป็นไปได้ของอีเมลที่ซ้ำกันใน Outlook และวิธีการ ลบอีเมล Outlook ที่ซ้ำกัน .

Outlook เป็นไคลเอนต์อีเมลยอดนิยมที่ทำให้การสื่อสารกับลูกค้าและเพื่อนร่วมงานรวดเร็วและสะดวก อย่างไรก็ตาม ไม่สามารถกรองและลบอีเมลที่ซ้ำกันโดยอัตโนมัติได้ และอีเมลที่ซ้ำกันจะใช้พื้นที่เก็บข้อมูลจำนวนมาก ลดประสิทธิภาพของ Outlook และทำให้การจัดการอีเมลสับสนและซับซ้อน

เหตุใดจึงมีอีเมลซ้ำกันหลายฉบับใน Outlook

สาเหตุที่เป็นไปได้ของอีเมล Outlook ที่ซ้ำกัน

รายการด้านล่างนี้เป็นสาเหตุที่เป็นไปได้บางประการของอีเมล Outlook ที่ซ้ำกัน:

มีการตั้งค่ากฎ Outlook ที่แตกต่างกันสำหรับอีเมลเดียวกัน ทำให้ข้อความถูกคัดลอกไปยังหลายตำแหน่ง
การนำเข้าไม่ถูกต้อง ไฟล์ PST ส่งผลให้เกิดอีเมลซ้ำกัน
การใช้บัญชีอีเมลเดียวกันบนอุปกรณ์ที่แตกต่างกันอาจทำให้เกิดการซิงโครไนซ์อีเมลซ้ำหลายครั้ง
กล่องจดหมายมีการอัปเดตไม่บ่อยนัก

หลังจากมีความเข้าใจพื้นฐานแล้วว่าทำไมจึงมีข้อมูลซ้ำกันจำนวนมากใน Outlook เรามาดูวิธีลบอีเมลที่ซ้ำกันใน Outlook กัน

วิธีค้นหาและลบอีเมล Outlook ที่ซ้ำกัน

วิธีที่ 1 ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากฎทั้งหมดถูกต้อง

ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ การตั้งค่ากฎที่ไม่เหมาะสมสำหรับอีเมลเป็นสาเหตุทั่วไปของอีเมลซ้ำ ตัวอย่างเช่น หากคุณตั้งค่าอีเมลจากผู้ใช้บางรายให้จัดเก็บไว้ในหลายโฟลเดอร์ จะส่งผลให้มีอีเมลซ้ำกันจำนวนมาก หากต้องการแยกแยะสาเหตุนี้ คุณต้องตรวจสอบกฎ Outlook ของคุณ

ขั้นตอนที่ 1 เปิด Outlook ที่นี่คุณอาจสนใจโพสต์นี้: [โซลูชั่นล่าสุด] Outlook ติดค้างอยู่ในการโหลดโปรไฟล์ใน Windows 10 .

ขั้นตอนที่ 2 คลิก ไฟล์ > จัดการกฎและการแจ้งเตือน .

ขั้นตอนที่ 3 ในหน้าต่างใหม่ คุณจะเห็นกฎทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้น เลือกกฎทีละข้อเพื่อค้นหากฎที่อาจก่อให้เกิดอีเมลซ้ำ จากนั้นคลิกค่าที่ขีดเส้นใต้เพื่อแก้ไขเนื้อหากฎ

ขั้นตอนที่ 4 ในที่สุด คลิก นำมาใช้ และ ตกลง เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงมีผล

วิธีที่ 2. กำหนดเวลาส่ง/รับอัตโนมัติ

หากช่วงเวลาที่คุณตั้งค่าให้ Outlook ส่ง/รับอีเมลสั้นเกินไป ก็อาจทำให้อีเมลซ้ำกันได้เช่นกัน คุณสามารถดูวิธีกำหนดเวลาช่วงการส่ง/รับอัตโนมัติที่เหมาะสมได้ที่นี่

ขั้นตอนที่ 1 ใน Outlook คลิก ส่ง/รับ > ส่ง/รับกลุ่ม > กำหนดกลุ่มส่ง/รับ .

ขั้นตอนที่ 2 ตามค่าเริ่มต้น คุณจะเห็นชื่อกลุ่มได้เพียงกลุ่มเดียวเท่านั้น บัญชีทั้งหมด . คุณสามารถคลิก ใหม่ ปุ่มเพื่อสร้างกลุ่มบัญชีใหม่ จากนั้นเลือกกลุ่มบัญชีเป้าหมายเพื่อตั้งค่าช่วงเวลา (ช่วงเวลาส่ง/รับ Outlook เริ่มต้นคือ 30 นาที) ใน กำหนดเวลาส่ง/รับอัตโนมัติทุกๆ XX นาที ส่วน.

นอกจากนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าช่องทำเครื่องหมายอยู่ข้างๆ กำหนดเวลาส่ง/รับอัตโนมัติทุกๆ XX นาที ถูกทำเครื่องหมาย

ขั้นตอนที่ 3 คลิก ปิด เพื่อออกจากหน้าต่าง

วิธีที่ 3. เรียกใช้เครื่องมือล้างการสนทนา

Clean Up เป็นยูทิลิตี้ในตัวของ Outlook ที่สามารถช่วยคุณค้นหาอีเมลที่ซ้ำกันใน Outlook และลบทิ้งได้ คุณสามารถทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อใช้เครื่องมือ Clean Up

ขั้นตอนที่ 1 ใน Outlook ให้เลือก กล่องจดหมาย หรือโฟลเดอร์เมลอื่น จากนั้นคลิกที่ ทำความสะอาด ไอคอน. เลือก ทำความสะอาดโฟลเดอร์ หรือ ทำความสะอาดโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย จากเมนูแบบเลื่อนลง

ขั้นตอนที่ 2 ในหน้าต่างใหม่ คลิก การตั้งค่า . เลื่อนลงเพื่อเลือกโฟลเดอร์เพื่อจัดเก็บรายการที่ถูกลบและกำหนดการตั้งค่าอื่นๆ จาก ทำความสะอาดการสนทนา ส่วน.

ขั้นตอนที่ 3 คลิก ตกลง เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

ขั้นตอนที่ 4 ต่อไป คลิกที่ ทำความสะอาดโฟลเดอร์ ตัวเลือก.

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเครื่องมือล้างการสนทนา คุณสามารถดูหน้านี้: ใช้การล้างการสนทนาเพื่อลบข้อความที่ซ้ำซ้อน .

เคล็ดลับ: หากอีเมลสำคัญของคุณถูกล้างโดยไม่ตั้งใจ ไม่ต้องกังวล คุณสามารถลองนำมันกลับมาได้โดยใช้ MiniTool Power Data Recovery นี้ ซอฟต์แวร์กู้คืนข้อมูลฟรี ได้อย่างมีประสิทธิภาพ กู้คืนรูปภาพที่ถูกลบ , เอกสาร Office, วิดีโอ, เสียง, อีเมล ฯลฯ จากคอมพิวเตอร์ Windows ของคุณ

MiniTool Power Data Recovery ฟรี คลิกเพื่อดาวน์โหลด 100% สะอาดและปลอดภัย

วิธีที่ 4. ตั้งค่าไม่ให้นำเข้ารายการที่ซ้ำกัน

หากคุณนำเข้าไฟล์ Outlook PST บ่อยครั้งโดยใช้คุณสมบัตินำเข้า คุณจะต้องเลือกตัวเลือก 'อย่านำเข้ารายการที่ซ้ำกัน' ในระหว่างขั้นตอนการนำเข้า

ขั้นตอนที่ 1 คลิก ไฟล์ > เปิดและส่งออก > นำเข้าส่งออก . เลือก นำเข้าจากโปรแกรมหรือไฟล์อื่น ตัวเลือกแล้วคลิก ต่อไป .

ขั้นตอนที่ 2 เลือก ไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) และคลิก ต่อไป .

ขั้นตอนที่ 3 เลือก ห้ามนำเข้ารายการที่ซ้ำกัน ตัวเลือกแล้วคลิก ต่อไป หรือ เสร็จ .

คลิกเพื่อทวีต

วิธีที่ 5. ใช้ Outlook Duplicates Remover

วิธีการที่แนะนำข้างต้นอาจไม่สามารถค้นหาและล้างอีเมลที่ซ้ำกันของ Outlook ได้ทั้งหมด อีกวิธีหนึ่งในการลบอีเมล Outlook ที่ซ้ำกันคือการใช้โปรแกรมลบอีเมลที่ซ้ำกันแบบมืออาชีพและฟรี เช่น Kernel for Outlook Duplicates Remover

เครื่องมือนี้สามารถช่วยคุณลบอีเมลที่ซ้ำกันใน Outlook ได้ฟรี (เวอร์ชันทดลองใช้สามารถช่วยลบรายการที่ซ้ำกันได้สูงสุด 10 รายการต่อโฟลเดอร์ฟรี) คุณสามารถไปที่ เว็บไซต์อย่างเป็นทางการ เพื่อติดตั้งและทดลองใช้งาน (โปรดดาวน์โหลดและใช้งานโดยยอมรับความเสี่ยงเอง)

อ่านเพิ่มเติม: